Eine Systemauswahl sollte erst dann durchgeführt werden, wenn die Ziele definiert sind und sich ein Projektteam mit der Aufgabe und den Anforderungen auseinandergesetzt hat.

Oft wird zu früh mit einem Hersteller gesprochen und aus dessen Präsentation und seinen Empfehlungen heraus der Projektrahmen erst erstellt. Dabei werden die Ziele an die Produkte und Dienstleistungen des Herstellers (oft unbewusst) angepasst.

Ganz klar hat der Hersteller einen Vorsprung da hier das Thema PDM/PLM bereits länger betrachtet wird und der Vertrieb darauf ausgerichtet ist. Zusätzlich kommt bei einem bereits im Haus befindlichen Hersteller in der Regel ein Vertrauensvorsprung hinzu.

Trotzdem kann nur bei einer Herstellerneutralen  Betrachtung des Themas und der entsprechenden Zieldefinition der Nutzen für die eigene Firma maximiert werden.

Aufgrund der definierten Ziele wird ein Anforderungskatalog erstellt und erst danach der Kontakt zu den in Frage kommenden Herstellern hergestellt.

Erst nach der Systemauswahl kann dann ein (herstellerspeziefisches) Pflichtenheft erstellt werden.