Neutralformate und Ableitungen von nativen Formaten sind eine sehr schöne und hilfreiche Sache - wenn sie richtig eingesetzt werden!

Neutralformate (z.B. ein Tiff einer CAD Zeichnung, PDF eines Datenblattes) sind sehr flexibel einsetzbar und nicht von einer bestimmten Anwendung evtl. sogar unter Berücksichtigung einer bestimmten Version abhängig. Das ist ein enormer Vorteil.

Daher werden auch von externen Beratern Neutralformate gerne eingesetzt um Informationen zu verbreiten.

Zu oft bleibt aber dabei der Nachteil dieser Neutralformate unerwähnt.

Da es sich um Ableitungen handelt, sind diese Formate an einen Prozess zur Erstellung gebunden und unterliegen daher einer gewissen Fehlerquote.

Eine direkte Verbindung zu dem nativen Format von dem das Neutralformat abstammt besteht normalerweise ebenfalls nicht. Die Zuordnung wird im Verwaltungssystem durch Namensgebung und/oder Referenzierung hergestellt. Nicht zu vernachlässigen ist das Risiko dass diese Zuordnung verloren geht bzw. nicht korrekt erstellt wurde.

Die tatsächlich aktuellen Informationen befinden sich auf jeden Fall nur im nativen Format. Für die meisten nativen Formate sind Viewer auf dem Markt verfügbar und ein Einsatz eines entsprechend mächtigen Viewers geprüft werden sollte.

Es ist daher ratsam die Verwendung von Neutralformaten so weit als möglich auf Archivierungs- und Viewingzwecke zu beschränken. Die Erzeugung eines Neutralformats sollte ein einmaliger Vorgang zu einem definierten Zeitpunkt oder Ereigniss sein wie z.B. beim Statuswechsel. Sollte in diesem Fall ein Fehler bei der Erzeugung des Neutralformats auftreten ist zumindest sichergestellt, dass keine falsche Information verwendet werden kann.