Prozesse bzw. Betriebsabläufe werden oft erst nach der Einführung eines Systems richtig betrachtet und dann nach den vorhandenen Möglichkeite abgebildet. Die Reihenfolge lautet oft:

Diese Reihenfolge wird aber der eigentlichen Stellung der Betriebsabläufe nicht gerecht. Mehr noch: die Chance Betriebsabläufe zu optimieren, da auf vorher bestehende Beschränkungen keine Rücksicht genommen werden muss, wird vertan.

Es sind die Prozesse die eine Firma ausmachen und über ihren Geschäftserfolg entscheiden, nicht die Nutzung der vorhandenen Verwaltungssysteme.

Die etablierten Prozesse (Betriebsabläufe) sind aber teilweise auch eine Folge der bisher bestehenden Beschränkungen der vorhandenen Verwaltungslösungen.

Richtiger ist es also die Prozesse zu betrachten und zu optimieren. Wenn dann neue optimale "Wunschprozesse" definiert sind, kann daraus ein Anforderungskatalaog abgeleitet werden. Erfolgt dann die Auswahl anhand dieses Anforderungskataloges, können die optimierten Prozesse etabliert werden.

Die Reihenfolge sollte also lauten:

Fast sicher wird man dabei auch feststellen, dass einige Prozessschritte bereits in den vorhandenen Systemen (z.B. ERP oder Archivsystem) abgedeckt werden können. Diese müssen dann nicht mehr im neu zu etablierenden System als Funktion vorhanden sein. Damit können die Kosten für eine Systemeinführung deutlich gesenkt werden.

Das Gesamtergebnis sind dann nicht nur bessere Einzelkomponenten sondern eine insgesamt verbesserte Prozesskette.